●程序文件的内涵

(1)程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、规范化，使各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文件指导而出现的经验主义和偶尔得失。

(2)程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以针对环境管理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。

(3)在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件，如何进行记录等，即遵循所谓的“5W、1H”原则，其最终目的是作为组织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。

●程序文件的作用

(1)程序文件是对手册的进一步细化和展开。程序文件则是将环境管理手册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操作性。

(2)程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。

(3)程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，也是第三方认证机构实施外部审核的依据之一。

●环境管理程序文件的内容及格式要求

一、文件编号和标题
    ISO14001环境管理体系程序文件的编号应根据标准对ISO14001环境管理体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一层次的程序文件应统一编号，以便识别。标题应明确体现组织开展的活动及其特点。
    二、目的和适用范围
    简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。
    三、术语和定义
    对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。
    四、职责和权限
    结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以及相互之间的关系。
    五、工作程序
    这是ISO14001环境管理体系程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项活动之间的关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地、干什么、如何干以及最终要达到的效果；对于所形成的记录和报告也应加以明确；此外，对一些列外情况下必须采取的措施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样比单纯的文字更加准确和易于理解。
    六、相关文件
    指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。
    七、相关记录和报告
    明确实施该程序时所产生的记录表格和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存地、保存部门和保存期限。